この記事は、インボイス制度導入直後の実体験を元に一般論として書いています。
インボイス制度の詳細や、適格請求書の記載方法、仕入れ控除や納税方法については、お答えすることができませんので、契約している顧問税理士さんや管轄の税務署に相談ください。
インボイス制度と貨物自動車運送業について
2023年10月よりインボイス制度が開始されました。この制度では、仕入税控除の適用要件がかわり、消費税の仕入税額控除のためには、適格請求書発行事業者として登録を受けた事業者が発行する適格請求書が必要となります。
この制度により、課税事業者でない個人事業主の軽貨物事業者の方を除いて、ほぼすべての貨物自動車運送業者が適格請求書発行事業者になったかと思われます。
運送会社は通常、軽減税率（8％）対象の取引はありませんから、適格請求書の記載事項についてもそんなに難しくないと思いましたが、実際に制度が運用されると、各社によって対応が異なる部分が見えてきました。
運送会社では、高速道路などの通行料やコインパーク代が発生するシーンがあります
実際に、運送会社で配送の仕事をしていると、高速道路の通行料やコインパークなどの駐車場利用料が発生するシーンが多々あります。
当社の場合、この費用についてインボイス導入以前は、立替金として処理していました。しかしインボイス導入後は、立替金については、立替金清算書を発行するか、領収書の添付が必須になるそうです。
そこで、いろいろ疑問が浮かびます。高速道路のレシートはどうする？登録番号は乗ってないよな？ネットで全部出す？大変だ。それと、コインパークの領収書はどうなるのか、当社のもの？元請けさんのもの？荷主のもの？今までは領収書をFAXで通知しているけど原本まで提出が必須になると事務コストがかなり増大するな・・・。
領収書の原本添付は難しそうだな。それでは、立替金清算書を発行するか、と。これも件数にもよりますが、大企業とは違い少人数で運営している当社ではなかなか現実的ではない仕事量になってしまいます。
そこで当社では、半年ほど前から記載方式がインボイス対応になっていた、大手の物流企業さんの支払明細書にならい、立替金の処理について、内税である通行料とコインパーク代については、税別分と税額に分け、実費請求する形に変更しました。
運送会社によって、インボイスでの通行料・コインパーク代の対応が分かれる
当社では同業である運送会社の顧客もたくさんいて、大手の物流企業、中堅物流企業、当社のような中小零細の運送会社など、さまざまです。インボイスの請求書に関しては、制度導入開始の2023年10月前後に、何社かお問い合わせをいただき、逆に対応方法を教えてもらうなどして、今後主流となりそうな立替金処理をせず実費請求する方式をとりました。
しかしながら、お客様によっては「取引先との兼ね合いもあり、今までのような立替金の処理でなければ困る。」というお問い合わせがありました。お話を伺うと確かに証憑を揃えておくためにその必要性もあると思いました。
内税である通行料やコインパーク代について、インボイスの要件を知ったうえで立替金で処理するも、内税分を外税と税額に分けて実費請求で処理するも、どちらも正しいし、取引先が正しく仕入れ控除するために必要かと思います。
当社としては、基本的に立替金としての処理は廃止し実費請求する方式でシステムを変更しましたが、顧客の希望で立替金で処理する必要があれば、なるべく柔軟に対応していければと思います。
今まで通りの立替金処理でダメとされケース
※少額の場合、免除されるケースもあるかもしれませんので、詳しくは顧問税理士などにご確認ください。
インボイス制度導入以降、やってはいけない立替金処理のパターンがあります。運送会社が今までのように立替金として請求書に記載をする場合には、立替金清算書を発行するか、領収書の原本を相手に送付する必要があるかと思われます。
インボイス対応についての細かいお話でした
以上、運送会社である当社のインボイス導入直後の実体験をもとにした立替金処理の細かいお話でした。
